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Die elektronische Rechnung

Die elektronische Rechnung

Die elekronische Rechnung

Was versteht man unter einer elektronischen Rechnung?

Man muss zwischen einfachen elektronischen Rechnungen und elektronischen Rechnungen unterscheiden.

Als einfache elektronische Rechnung bezeichnet man eine digital erstellte Rechnung, die über E-Mail verschickt wird.

Als elektronische Rechnung bezeichnet man eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wurde und deren Format eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Somit ist ein medienbruchfreier Rechnungsaustausch möglich und alle Daten werden automatisiert von einem System ins andere überführt und registriert.

Für zusätzliche Informationen zu elektronischen Rechnungen: Elektronische Rechnungen – worum geht es?

Elektronische Rechnungen, ein Muss bei öffentlichen Ausschreibungen?

Gemäß dem neuen Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen und Konzessionsverträgen, das am 13. Dezember 2021 verabschiedet wurde, ist es im Rahmen der öffentlichen Ausschreibungen nicht mehr möglich mit „klassischen“ Rechnungen zu arbeiten, sondern es müssen elektronische Rechnungen benutzt werden. 

Für zusätzliche Informationen zu elektronischen Rechnungen, die rechtlichen Vorgaben und Versandmöglichkeiten:

Informationsseite zu elektronischen Rechnungen

Infoblatt: Elektronische Rechnungen und Einrichtungen des öffentlichen Sektors

Welche Vorteile haben elektronische Rechnungen?

  • Weniger Postgebühren
  • Sichere Zustellung
  • Geringerer Papierverbrauch
  • Mehr Platz
  • Geringerer Zeitaufwand für Verwaltungsarbeiten
  • Bessere Verwaltung der Rechnungen

Worauf sollen Sie achten?

Unternehmen müssen sicherstellen, dass:

  • die Echtheit der Herkunft (Sicherstellung der Identität des Rechnungsausstellers),
  • die Integrität des Inhalts (der Inhalt nicht geändert wurde),
  • und die Lesbarkeit der Rechnung,

von der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind. Dabei steht den Unternehmen frei zu entscheiden, wie sie vorgehen wollen, um die oben genannten Punkte zu gewährleisten.

Bei elektronischen Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ab dem Ausstelldatum.

Die elektronische Signatur

Die elektronische Rechnung und die elektronische Signatur gehen Hand in Hand.

Was versteht man unter einer elektronischen Signatur?

Eine elektronische Signatur ist eine Signatur in einem digitalen Format, die es ermöglicht beim elektronischen Austausch von Dokumenten über einen längeren Zeitraum die Herkunft einer Erklärung zu authentifizieren.

Es existieren verschiedene Arten von elektronischen Signaturen. Die öffentlichen Dienste der EU fordern normalerweise eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur.

Die einfache digitale Signatur:

  • eine Reihe von Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (z. Bsp. der Signaturblock einer E-Mail, die Unterschrift beim Empfang eines Paketes).
  • Garantiert nicht, dass der Unterzeichner, die Person ist, für die er sich ausgibt und stellt keine Informationen (Uhrzeit, Datum, usw.) der Unterschrift bereit.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur:

  • ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet;
  • ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners;
  • wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann;
  • ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

Die qualifizierte elektronische Signatur:

  • muss alle Anforderungen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur erfüllen;
  • muss mittels einer elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt werden;
  • muss auf einem qualifizierten elektronischem Signaturzertifikat beruhen (z. Bsp. eine Signatur, die mittels eines elektronischen Personalausweises erstellt wurde).

Nur die qualifizierten elektronischen Signaturen haben die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie werden von allen EU-Mitgliedsstaaten anerkannt und sind bei Gericht selbsttragend, so dass kein anderes Beweismittel benötigt wird.

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