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La gestion des documents

La gestion des documents

Archivage électronique

Que signifie la numérisation de documents ?

La numérisation des documents implique la transformation d'un document papier (texte ou image) en document électronique ainsi que sa sauvegarde dans un environnement sécurisé, structuré et, si les données sont stockées dans le cloud, accessible à tout moment.

Pourquoi sauvegarder ses données sous forme numérique ?

La sauvegarde des données sous forme numérique permet aux entreprises :

  • d'accéder aux données à tout moment et depuis n'importe quel appareil portable ;
  • de facilement partager, envoyer et organiser les données à un prix abordable ;
  • de protéger les données contre les incendies et inondations qui peuvent détruire les fichiers physiques ;
  • de protéger les documents contre toute modification ultérieure ;
  • de facilement décider qui a accès à quels documents.

En général, les entreprises consacrent en moyenne plus d’une heure par jour à chercher des informations dans des dossiers physiques. Numériser vos documents vous permet d'économiser du temps et de l'argent, tout en assurant un meilleur niveau de sécurité et confidentialité de vos documents.

Comment enregistrer et sauvegarder des fichiers sous forme numérique ?

Les courriers papier entrants peuvent être scannés, ce qui peut aussi être fait au moyen d’une tablette, et ensuite être étiquetés avec des mots-clés. Ce marquage peut être fait manuellement ou automatiquement. Ainsi, les documents peuvent être récupérés à un stade ultérieur avec un seul clic. Même les documents générés numériquement, tels que des offres, factures, courriels ou bons de livraison, peuvent être stockés de manière à pouvoir être facilement retrouvés si nécessaire grâce à des fonctions de recherche intégrées à tous les programmes de stockage. Attention, l'acquisition d'un système d’archivage électronique n’est pas suffisante, tous les employés doivent être formés à l’utilisation du système afin d’en maximiser les bénéfices.

Les avantages :

  • Gain de temps et d'argent.
  • Facilite la recherche des documents.
  • Economies d'espace car moins de dossiers physiques à ranger.

Le partage des données

Comment accéder et échanger ses données à distance ?

L‘utilisation de dispositifs mobiles ayant accès à internet s'est démocratisée et a rendu l'échange de données facile et rapide. À travers des applications mobiles, l’utilisation d’un « cloud » ou un réseau privé virtuel (en anglais : virtual private network, VPN), les données peuvent facilement être téléchargées et partagées.

Applications mobiles

La plupart des prestataires de solutions proposent maintenant des applications mobiles qui sont compatible avec leur logiciels bureau et qui permettent de transmettre les informations directement via une connexion internet.

Le Coud

Si les données et logiciels ne sont pas sauvegardés et installés localement sur un ordinateur qui appartient à l’entreprise, mais en externe, on parle d’« informatique en nuage » (anglais « Cloud Computing »). Ce système permet d’accéder à et de modifier des photos et données depuis presque partout, grâce à une connexion Internet. La capacité de stockage ainsi que les coûts encourus dépendent du modèle ou du fournisseur de votre choix. Pour plus d’informations sur les avantages, désavantages et points d’attention d’un cloud : Stockage de données : serveurs internes ou cloud ?

Le VPN

Si le VPN est activé, il crée un tunnel encrypté entre votre appareil et le serveur distant opéré par un service VPN. Tout votre trafic internet est dirigé par ce tunnel, de sorte que vos données sont protégées des regards indiscrets tout au long du trajet. Comme votre trafic sort du serveur VPN, votre véritable adresse IP (l’adresse unique qui identifie un appareil sur internet ou un réseau local) est cachée, ce qui masque votre identité et votre localisation. Cette option est populaire pour les accès à internet via des Wifi inconnus aux serveurs de l’entreprise (p.ex. dans le cadre du télétravail).

Les factures électroniques

Pour plus d’informations sur les factures électroniques :

Attention : En vertu de la nouvelle loi relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession qui a été votée le 13 décembre 2021, il ne sera plus possible de fonctionner dans le cadre des marchés publics par une facturation « classique », mais il faut utiliser des factures électroniques structurées.

La signature électronique

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique est une signature au format numérique et permet d’authentifier l’origine d'une déclaration dans l'échange électronique des données sur une longue durée.

Il existe différents types de signatures électroniques. Les services publics de l’UE exigent normalement une signature électronique avancée ou qualifiée.

La signature électronique simple :

  • est un ensemble de données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer (p.ex. un bloc de signature d’un courriel, la signature lors de la réception d’un colis).
  • ne peut pas garantir que la personne qui signe le document est bien celle qu’elle prétend être et ne fournit pas de détails (heure, date, etc.) sur la signature.

La signature électronique avancée doit :

  • être liée au signataire de manière univoque ;
  • permettre d’identifier le signataire ;
  • avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
  • être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

La signature électronique qualifiée doit :

  • répondre à toutes les exigences de la signature électronique avancée ;
  • être créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié ;
  • reposer sur un certificat qualifié de signature électronique (p. ex. une signature effectuée grâce à une carte d'identité électronique).

Seules les signatures électroniques qualifiées sont considérées comme légalement équivalentes à une signature manuscrite. Elles bénéficient automatiquement d'une reconnaissance à l'échelle de l'UE et sont autosuffisantes devant un tribunal. C’est-à-dire qu’elles ne nécessitent aucune preuve supplémentaire.

Les points d’attention

Comment s’assurer que les données sont stockées en toute sécurité ?

Une sauvegarde, aussi appelé un « Backup », des données de votre entreprise doit être faite sur base régulière. La création d'une copie numérique des données garantit que les données stockées sur le serveur ne soient pas perdues en cas d'incendie, de dégâts des eaux ou de vol. Par conséquent, copiez tous les documents importants et déposez les copies, par exemple, sur un serveur dans un emplacement sécurisé et hors de votre entreprise. Lors du stockage des données numériques, n’oubliez pas de prendre également en compte les mesures de protection nécessaires pour vous protéger contre des cyberattaques. Cependant, la copie de données dans le cloud d’un centre de données est encore plus sûre, puisque le stockage de données est entre les mains de professionnels avec une double sauvegarde. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans la section Sécurité :

Mon entreprise est-elle conforme aux règlement générale général sur la protection des données (RGPD) ?

Toutes les entreprises qui traitent des données personnelles sous quelque forme que ce soit (qui disposent par exemple d’un fichier client ou établissent des factures) sont affectées par le RGPD qui est entré en vigueur le 25 mai 2018.  Le nouveau règlement apporte de nouveaux droits aux personnes physiques et de nouvelles obligations aux entreprises. Pour plus d’informations sur quels données et documents peuvent être collectés, pour combien de temps ils peuvent être retenus, quand est-ce qu’il faut obtenir un consentement du client, etc. : Premiers pas vers votre conformité au RGPD

La gestion des documents pour les entreprises du secteur principal de la construction

Un échange de données rapide est plus important que jamais. L'introduction d’appareils connectés dans les affaires quotidiennes peut apporter de grands avantages aux entreprises.

Le pointage digital

Il existe des applications mobiles métier qui permettent d’enregistrer des heures de travail et de les attribuer à des projets préconçus dans le logiciel. Ces applications servent à obtenir des fiches de travail complètes, lisibles et précises de la part des collaborateurs, à réduire la charge administrative de l’entreprise et à obtenir une meilleure visibilité sur les coûts des différents projets. Pour plus d’informations : Les atouts d’une saisie digitale du temps de travail

Le dossier de chantier digitalisé

Qu’il s’agisse de plans, notes, données client, photos ou autres informations, des applications mobiles permettent d’accéder à ces données, ainsi que de les mettre à jour, en un seul clic. La gestion digitale des données assure que tous les collaborateurs, sur le terrain et au bureau, soient à jour et que les informations soient communiquées rapidement. Ceci permet à l’entreprise d’entretenir un dossier de chantier non seulement plus réactif, mais aussi plus transparent. Le partage des photos et informations permet aux collaborateurs de mieux gérer des problèmes rencontrés sur un chantier et de les résoudre plus rapidement grâce à une meilleure communication au niveau des collaborateurs et de l'entreprise.

Le calendrier en ligne

En enregistrant vos rendez-vous dans un calendrier en ligne vous bénéficiez d’un accès à tout moment et en tout lieu, obtenez une visibilité sur la disponibilité de vos collaborateurs et pouvez organiser des rendez-vous de façon spontanée. De plus, vos calendriers sont toujours à jour, ce qui permet à vos collaborateurs de mieux s’organiser.

La validation électronique des travaux

Lors de travaux importants non compris dans le devis initial ou lors de travaux de réparation qui nécessitent une signature du client, vous pouvez laisser signer le client de façon numérique et transférer immédiatement sa signature au bureau central pour le traitement final.

Le mesurage digital

Les applications mobiles pour le mesurage peuvent être liées à un appareil de mesure numérique qui importe les mesures directement dans l’application mobile. Ceci permet d’éviter des erreurs de calcul ou de retransmission, ainsi que d’optimiser les processus.

Les avantages

  • Plus de transparence
  • Processus de travail raccourcis
  • Plus de sécurité
  • Plus grande flexibilité
  • Meilleur support

L’ensemble de ces mesures permet aux entreprises d’obtenir un meilleur aperçu de leurs projets. Les informations sont partagées en temps réel avec tous impliqués, ce qui facilite l’organisation et augmente l’efficacité.

La gestion des documents pour les entreprises du second œuvre

Un échange de données rapide est plus important que jamais. L'introduction d’appareils connectés dans les affaires quotidiennes peut apporter de grands avantages aux entreprises.

Le pointage digital

Il existe des applications mobiles métier qui permettent d’enregistrer des heures de travail et de les attribuer à des projets préconçus dans le logiciel. Ces applications servent à obtenir des fiches de travail complètes, lisibles et précises de la part des collaborateurs, à réduire la charge administrative de l’entreprise et à obtenir une meilleure visibilité sur les coûts des différents projets. Pour plus d’informations : Les atouts d’une saisie digitale du temps de travail

Le dossier de chantier digitalisé

Qu’il s’agisse de plans, notes, données client, photos ou autres informations, des applications mobiles permettent d’accéder à ces données, ainsi que de les mettre à jour, en un seul clic. La gestion digitale des données assure que tous les collaborateurs, sur le terrain et au bureau, soient à jour et que les informations soient communiquées rapidement. Ceci permet à l’entreprise d’entretenir un dossier de chantier non seulement plus réactif, mais aussi plus transparent. Le partage des photos et informations permet aux collaborateurs de mieux gérer des problèmes rencontrés sur un chantier et de les résoudre plus rapidement grâce à une meilleure communication au niveau des collaborateurs et de l'entreprise.

Le calendrier en ligne

En enregistrant vos rendez-vous dans un calendrier en ligne vous bénéficiez d’un accès à tout moment et en tout lieu, obtenez une visibilité sur la disponibilité de vos collaborateurs et pouvez organiser des rendez-vous de façon spontanée. De plus, vos calendriers sont toujours à jour, ce qui permet à vos collaborateurs de mieux s’organiser.

Le terminal de paiement

Il est possible d’utiliser un smartphone comme terminal de paiement. Ceci donne la possibilité aux artisans d’accepter des paiements pour des petits travaux, tels que des réparations, directement sur place.

La validation électronique des travaux

Lors de travaux importants non compris dans le devis initial ou lors de travaux de réparation qui nécessitent une signature du client, vous pouvez laisser signer le client de façon numérique et transférer immédiatement sa signature au bureau central pour le traitement final.

Le mesurage digital

Les applications mobiles pour le mesurage peuvent être liées à un appareil de mesure numérique qui importe les mesures directement dans l’application mobile. Ceci permet d’éviter des erreurs de calcul ou de retransmission, ainsi que d’optimiser les processus.

Les avantages

  • Plus de transparence
  • Processus de travail raccourcis
  • Plus de sécurité
  • Plus grande flexibilité
  • Meilleur support

L’ensemble de ces mesures permet aux entreprises d’obtenir un meilleur aperçu de leurs projets. Les informations sont partagées en temps réel avec tous impliqués, ce qui facilite l’organisation et augmente l’efficacité.

La gestion des documents pour les paysagistes et fleuristes

Un échange de données rapide est plus important que jamais. L'introduction d’appareils connectés dans les affaires quotidiennes peut apporter de grands avantages aux entreprises.

Le pointage digital

Il existe des applications mobiles métier qui permettent d’enregistrer des heures de travail et de les attribuer à des projets préconçus dans le logiciel. Ces applications servent à obtenir des fiches de travail complètes, lisibles et précises de la part des collaborateurs, à réduire la charge administrative de l’entreprise et à obtenir une meilleure visibilité sur les coûts des différents projets. Pour plus d’informations : Les atouts d’une saisie digitale du temps de travail

Le dossier de chantier digitalisé

Qu’il s’agisse de plans, notes, données client, photos ou autres informations, des applications mobiles permettent d’accéder à ces données, ainsi que de les mettre à jour, en un seul clic. La gestion digitale des données assure que tous les collaborateurs, sur le terrain et au bureau, soient à jour et que les informations soient communiquées rapidement. Ceci permet à l’entreprise d’entretenir un dossier de chantier non seulement plus réactif, mais aussi plus transparent. Le partage des photos et informations permet aux collaborateurs de mieux gérer des problèmes rencontrés sur un chantier et de les résoudre plus rapidement grâce à une meilleure communication au niveau des collaborateurs et de l'entreprise.

Le calendrier en ligne

En enregistrant vos rendez-vous et commandes dans un calendrier en ligne vous bénéficiez d’un accès à tout moment et en tout lieu, obtenez une visibilité sur la disponibilité de vos collaborateurs et pouvez organiser des rendez-vous de façon spontanée. De plus, vos calendriers sont toujours à jour, ce qui permet à vos collaborateurs de mieux s’organiser.

Le terminal de paiement

Il est possible d’utiliser un smartphone comme terminal de paiement. Ceci donne la possibilité aux employés d’accepter des paiements pour des petits travaux, tels que des réparations, directement sur place.

La validation électronique des travaux

Lors de travaux importants non compris dans le devis initial ou qui nécessitent une signature du client, vous pouvez laisser signer le client de façon numérique et transférer immédiatement sa signature au bureau central pour le traitement final.

Le mesurage digital

Les applications mobiles pour le mesurage peuvent être liées à un appareil de mesure numérique qui importe les mesures directement dans l’application mobile. Ceci permet d’éviter des erreurs de calcul ou de retransmission, ainsi que d’optimiser les processus.

Les avantages

  • Plus de transparence
  • Processus de travail raccourcis
  • Plus de sécurité
  • Plus grande flexibilité
  • Meilleur support

L’ensemble de ces mesures permet aux entreprises d’obtenir un meilleur aperçu de leurs projets. Les informations sont partagées en temps réel avec tous impliqués, ce qui facilite l’organisation et augmente l’efficacité.

La gestion des documents pour les entreprises du secteur de l’Artisanat automobile

Un échange de données rapide est plus important que jamais. L'introduction d’appareils connectés dans les affaires quotidiennes peut apporter de grands avantages aux entreprises.

Le pointage digital

Il existe des applications mobiles métier qui permettent d’enregistrer des heures de travail et de les attribuer à des projets préconçus dans le logiciel. Ces applications servent à obtenir des fiches de travail complètes, lisibles et précises de la part des collaborateurs, à réduire la charge administrative de l’entreprise et à obtenir une meilleure visibilité sur les coûts des différents projets. Pour plus d’informations : Les atouts d’une saisie digitale du temps de travail

La documentation digitalisée

Qu’il s’agisse de plans, notes, données client, photos ou autres informations, des applications mobiles permettent d’accéder à ces données, ainsi que de les mettre à jour, en un seul clic. La gestion digitale des données assure que tous les collaborateurs, sur le terrain ou dans l’atelier et au bureau, soient à jour et que les informations soient communiquées rapidement. Ceci permet à l’entreprise d’entretenir un dossier plus réactif et transparent. Le partage des photos et informations permet aux collaborateurs de mieux gérer des problèmes rencontrés sur le terrain et de les résoudre plus rapidement grâce à une meilleure communication au niveau des collaborateurs et de l'entreprise.

Le calendrier en ligne

En enregistrant vos rendez-vous dans un calendrier en ligne vous bénéficiez d’un accès à tout moment et en tout lieu, obtenez une visibilité sur la disponibilité de vos collaborateurs et pouvez organiser des rendez-vous de façon spontanée. De plus, vos calendriers sont toujours à jour, ce qui permet à vos collaborateurs de mieux s’organiser.

Le terminal de paiement

Il est possible d’utiliser un smartphone comme terminal de paiement. Ceci donne la possibilité aux employés d’accepter des paiements directement sur place.

La validation électronique des travaux

Lors de travaux importants non compris dans le devis initial ou lors de travaux de réparation qui nécessitent une signature du client, vous pouvez laisser signer le client de façon numérique et transférer immédiatement sa signature au bureau central pour le traitement final.

Les avantages

  • Plus de transparence
  • Processus de travail raccourcis
  • Plus grande flexibilité
  • Meilleur support

L’ensemble de ces mesures permet aux entreprises d’obtenir un meilleur aperçu de leurs projets. Les informations sont partagées en temps réel avec tous impliqués, ce qui facilite l’organisation et augmente l’efficacité.

La gestion des documents pour les entreprises du secteur de la mode et hygiène

Un échange de données rapide est plus important que jamais. L'introduction d’appareils connectés dans les affaires quotidiennes peut apporter de grands avantages aux entreprises.

Le pointage digital

Il existe des applications mobiles métier qui permettent d’enregistrer des heures de travail et de les attribuer à des prestations et des clients. Ces applications servent à mieux planifier les rendez-vous futurs et à obtenir une meilleure visibilité sur les coûts des différents services.

Le dossier de client digitalisé

Qu’il s’agisse de notes, données client ou autres informations, des applications mobiles permettent d’accéder à ces données, ainsi que de les mettre à jour, en un seul clic. La gestion digitale des données assure que toutes les données sont saisies directement dans le logiciel et que la double saisie est limitée.

Le calendrier en ligne

En enregistrant vos rendez-vous dans un calendrier en ligne vous bénéficiez d’un accès à tout moment et en tout lieu, obtenez une visibilité sur la disponibilité de vos collaborateurs et pouvez organiser des rendez-vous de façon spontanée. De plus, vos calendriers sont toujours à jour, ce qui permet à vos collaborateurs de mieux s’organiser.

Les avantages

  • Plus de transparence
  • Processus de travail raccourcis
  • Plus grande flexibilité

L’ensemble de ces mesures permet aux entreprises d’obtenir un meilleur aperçu de leurs projets. Les informations sont partagées en temps réel avec tous impliqués, ce qui facilite l’organisation et augmente l’efficacité.

La gestion des documents pour les entreprises du secteur de la santé

Un échange de données rapide est plus important que jamais. L'introduction d’appareils connectés dans les affaires quotidiennes peut apporter de grands avantages aux entreprises.

Le pointage digital

Il existe des applications mobiles métier qui permettent d’enregistrer des heures de travail et de les attribuer à des prestations et des clients. Ces applications servent à mieux planifier les futurs rendez-vous, à ajuster les devis/prix si nécessaire et à obtenir une meilleure visibilité sur les coûts des différents services.

Le dossier de client digitalisé

Qu’il s’agisse de notes, données client ou autres informations, des applications mobiles permettent d’accéder à ces données, ainsi que de les mettre à jour, en un seul clic. La gestion digitale des données assure que toutes les données sont saisies directement dans le logiciel et que la double saisie est limitée.

Le calendrier en ligne

En enregistrant vos rendez-vous dans un calendrier en ligne vous bénéficiez d’un accès à tout moment et en tout lieu, obtenez une visibilité sur la disponibilité de vos collaborateurs et pouvez organiser des rendez-vous de façon spontanée. De plus, vos calendriers sont toujours à jour, ce qui permet à vos collaborateurs de mieux s’organiser.

Les avantages

  • Plus de transparence
  • Processus de travail raccourcis
  • Plus grande flexibilité

L’ensemble de ces mesures permet aux entreprises d’obtenir un meilleur aperçu de leurs projets. Toute information est partagée en temps réel avec toutes les personnes ou parties impliquées ce qui facilite l’organisation et augmente l’efficacité.

La gestion des documents pour les entreprises du secteur de l’alimentation

Un échange de données rapide est plus important que jamais. L'introduction d’appareils connectés dans les affaires quotidiennes peut apporter de grands avantages aux entreprises.

Le dossier digitalisé

Qu’il s’agisse de recettes, de commandes, de notes, données client ou autres informations, des applications mobiles permettent d’accéder à ces données, ainsi que de les mettre à jour, en un seul clic. La gestion digitale des données assure que tous les collaborateurs soient à jour et que les informations soient communiquées rapidement.

Le calendrier en ligne

En enregistrant vos rendez-vous et commandes dans un calendrier en ligne vous bénéficiez d’un accès à tout moment et en tout lieu, obtenez une visibilité sur vos disponibilités. De plus, vos calendriers sont toujours à jour, ce qui permet à vos collaborateurs de mieux s’organiser.

Les avantages

  • Plus de transparence
  • Processus de travail raccourcis

L’ensemble de ces mesures permet aux entreprises d’obtenir un meilleur aperçu de leurs. Les informations sont partagées en temps réel, ce qui facilite l’organisation et augmente l’efficacité.

La gestion des documents dans votre entreprise

Un échange de données rapide est plus important que jamais. L'introduction d’appareils connectés dans les affaires quotidiennes peut apporter de grands avantages aux entreprises.

Le pointage digital

Il existe des applications mobiles métier qui permettent d’enregistrer des heures de travail et de les attribuer à des projets préconçus dans le logiciel. Ces applications servent à obtenir des fiches de travail complètes, lisibles et précises de la part des collaborateurs, à réduire la charge administrative de l’entreprise et à obtenir une meilleure visibilité sur les coûts des différents projets. Pour plus d’informations : Les atouts d’une saisie digitale du temps de travail

Le dossier digitalisé

Qu’il s’agisse de plans, notes, données client, photos ou autres informations, des applications mobiles permettent d’accéder à ces données, ainsi que de les mettre à jour, en un seul clic. La gestion digitale des données assure que tous les collaborateurs, sur le terrain et au bureau, soient à jour et que les informations soient communiquées rapidement. Ceci permet à l’entreprise d’entretenir un dossier non seulement plus réactif, mais aussi plus transparent. Le partage des photos et informations permet aux collaborateurs de mieux gérer des problèmes rencontrés sur le terrain et de les résoudre plus rapidement grâce à une meilleure communication au niveau des collaborateurs et de l'entreprise.

Le calendrier en ligne

En enregistrant vos rendez-vous dans un calendrier en ligne vous bénéficiez d’un accès à tout moment et en tout lieu, obtenez une visibilité sur la disponibilité de vos collaborateurs et pouvez organiser des rendez-vous de façon spontanée. De plus, vos calendriers sont toujours à jour, ce qui permet à vos collaborateurs de mieux s’organiser.

Le terminal de paiement

Il est possible d’utiliser un smartphone comme terminal de paiement. Ceci donne la possibilité aux artisans d’accepter des paiements directement sur place.

Les avantages

  • Plus de transparence
  • Processus de travail raccourcis
  • Plus de sécurité
  • Plus grande flexibilité
  • Meilleur support

L’ensemble de ces mesures permet aux entreprises d’obtenir un meilleur aperçu de leurs projets. Les informations sont partagées en temps réel avec tous impliqués, ce qui facilite l’organisation et augmente l’efficacité.

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Conseillère digitalisation
FrédéricWeimerskirch
Conseiller digitalisation
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