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La facture électronique

La facture électronique

La facture électronique

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Il faut différentier entre une facture électronique simple et une facture électronique.

Une facture électronique simple est une facture établie numériquement et envoyée par courriel.

Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique. L’échange des factures est alors possible sans devoir changer de média et toutes les données sont automatiquement transmises et enregistrées d’un système vers un autre.

Pour plus d’informations sur les factures électroniques : Factures électroniques – de quoi s’agit-il ?

Les factures électroniques, une obligation pour les marchés publiques ?

En vertu de la nouvelle loi relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession qui a été votée le 13 décembre 2021, il ne sera plus possible de fonctionner dans le cadre des marchés publics par une facturation « classique », mais il faut utiliser des factures électroniques.

Pour plus d’informations sur les factures électroniques, leurs exigences légales, et les possibilités de transfert des factures :

Page d'ïnformations sur la facturation électronique

Fiche pratique : Les factures électroniques et les organismes du secteur public

Quels sont les avantages des factures électroniques ?

  • Frais postaux plus faibles
  • Livraison sûre
  • Consommation réduite de papier
  • Davantage d‘espace
  • Moins de temps requis pour les démarches administratives
  • Meilleure gestion des factures

Quels sont les points d’attention ?

Les entreprises doivent assurer :

  • l'authenticité de l'origine (assurance de l'identité de l'émetteur de la facture),
  • l'intégrité du contenu (que le contenu n’a pas été modifié),
  • ainsi que la lisibilité des factures,

ceci à compter du moment de leur émission et jusqu'à la fin de leur période de conservation. C’est à l’entreprise de déterminer la façon de garantir que les points cités ci-dessus soient respectés.

Les factures électroniques doivent être stockées pendant une période de dix ans à partir de leur date d’émission.

La signature électronique

La facture électronique et la signature électronique vont de pair.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique est une signature au format numérique et permet d’authentifier l’origine d'une déclaration dans l'échange électronique des données sur une longue durée.

Il existe différents types de signatures électroniques. Les services publics de l’UE exigent normalement une signature électronique avancée ou qualifiée.

La signature électronique simple :

  • est un ensemble de données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer (p.ex. un bloc de signature d’un courriel, la signature lors de la réception d’un colis).
  • ne peut pas garantir que la personne qui signe le document est bien celle qu’elle prétend être et ne fournit pas de détails (heure, date, etc.) sur la signature.

La signature électronique avancée doit :

  • être liée au signataire de manière univoque ;
  • permettre d’identifier le signataire ;
  • avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
  • être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

La signature électronique qualifiée doit :

  • répondre à toutes les exigences de la signature électronique avancée ;
  • être créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié ;
  • reposer sur un certificat qualifié de signature électronique (p. ex. une signature effectuée grâce à une carte d'identité électronique).

Seules les signatures électroniques qualifiées sont considérées comme légalement équivalentes à une signature manuscrite. Elles bénéficient automatiquement d'une reconnaissance à l'échelle de l'UE et sont autosuffisantes devant un tribunal. C’est-à-dire qu’elles ne nécessitent aucune preuve supplémentaire.