Archivierung

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1. Was versteht man unter Digitalisierung der Daten?

Unter digitaler Datensicherung versteht man die elektronische Sicherung der Daten und das in einem sicheren, strukturierten und, falls in einer Cloud gespeichert immer aufrufbarem Umfeld.

2. Warum soll ich meine Daten digital sichern?

Die digitale Datensicherung in einer Cloud ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten zu jedem Zeitpunkt über ein beliebiges Gerät aufzurufen. Außerdem bietet die digitale Datensicherung Ihnen die Möglichkeit, Daten einfach zu teilen, zu verschicken und zu ordnen, und dies zu einem erschwinglichen Preis. Zudem ist der Verlust von Daten durch Brand- oder Wasserschäden in einem papierfreien Betrieb ausgeschlossen. Auch das nachträgliche Abändern von Dokumenten kann so, wenn gewünscht verhindert werden. Zudem kann festgelegt werden auf welche Dokumente Mitarbeiter Zugriff erhalten. Über eine Stunde wird täglich in Unternehmen gebraucht um Informationen in Ordnern wiederzufinden. Deswegen sparen Sie durch die Digitalisierung von Daten nicht nur Zeit und Geld, sondern können gleichzeitig auch noch ein höheres Niveau an Datensicherheit und Vertraulichkeit erzielen.

3. Wie kann ich meine Daten digital sichern?

Eingehende Papierdokumente können mit einem herkömmlichen Scanner oder einem Tablet eingescannt und durch Stichwörter gekennzeichnet werden. Diese Kennzeichnung kann manuell oder automatisiert verrichtet werden. So können Dokumente später durch einen Mausklick wiedergefunden werden. Auch digital erzeugte Dokumente, so wie Angebote, Rechnungen, Emails und Lieferscheine können so hinterlegt werden dass sie durch eine im Programm integrierte Suchfunktion bei Bedarf einfach wiederzufinden sind. Mit der Anschaffung eines digitalen Datensicherungssystems alleine ist es jedoch nicht getan. Die Angestellten müssen die richtige Fortbildung erhalten um mit dem Programm zu Recht zu kommen.

4. Welche Vorteile bringt mir die digitale Archivierung meiner Daten?

• Zeit- und Geldersparnis
• Dokumente können besser wiedergefunden werden
• Platzersparnis da weniger Ordner verstaut werden müssen

5. Wie gewährleiste ich, dass meine Daten sicher abgelegt sind?

Ein Backup Ihrer Unternehmensdaten sollte regelmäßig erstellt werden. Durch das Erstellen einer digitalen Kopie der Daten wird sichergestellt, dass die auf dem Server enthaltenen Daten im Falle eines Brandes, bei Wasserschäden oder Diebstahl nicht verloren gehen, auch wenn Ihre internen Server beschädigt wurden. Kopieren Sie deshalb alle wichtigen Unterlagen und deponieren Sie die Kopien z.B. auf einem firmeneigenen Server an einem sicheren und außerhalb des Unternehmens liegenden Ort. Bei der digitalen Datenspeicherung sollten Sie außerdem nicht vergessen die nötigen Schutzmaßnahmen zu berücksichtigen um sich vor etwaigen Cyberattacken zu schützen. Hierzu können Sie mehr in der Rubrik „Sicherheit“ lesen. 

Noch sicherer ist jedoch die Datenkopie in der Cloud in einem Rechenzentrum, da die Datenspeicherung in professionellen Händen mit doppeltem Backup liegt.

6. Die „Cloud“ – was ist das?

Wenn sich Daten und Programme nicht lokal auf dem unternehmenseigenen Computer befinden, sondern über extern verwaltete Computerserver laufen,  spricht man von „Cloud Computing“ (engl. „Rechnerwolke“). Fotos und andere Dateien können so automatisch in der „Wolke“ gesichert und von fast überall aus eingesehen bzw. bearbeitet werden. Wie viel Speicherplatz Sie erhalten und welche Kosten dafür anfallen, hängt vom gewählten Modell bzw. Anbieter ab.

Online-Speicherdienste wie Dropbox, Google Drive und iCloud sind praktisch und kostengünstig, sollten jedoch mit Vorsicht genossen werden. Vor der Auswahl des Cloud-Anbieters sollten Sie deshalb gründlich recherchieren wo Ihre Daten gespeichert werden und welcher Rechtsgrundlage diese unterliegen.

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