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Archivage

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1. Que signifie la numérisation de documents ?

La numérisation des documents implique la transformation d'un document papier (texte ou image) en document électronique ainsi que sa sauvegarde dans un environnement sécurisé, structuré et, si les données sont stockées dans le Cloud, accessible à tout moment.

2. Pourquoi sauvegarder ses données sous forme numérique ?

La sauvegarde de vos données sous forme numérique et dans le Cloud vous permet d'accéder à vos données à tout moment et depuis n'importe quel appareil portable. Vous pouvez ainsi facilement partager, envoyer et organiser vos données à un prix abordable et, en même temps, protéger vos données contre les incendies et inondations qui détruiraient vos fichiers physiques. En outre, vos documents peuvent être protégés contre toute modification ultérieure et vous pouvez facilement décider qui a accès à quels documents. En général, les entreprises consacrent en moyenne plus d’une heure par jour à chercher des informations dans des dossiers physiques. Numériser vos documents vous permet d'économiser du temps et de l'argent, tout en assurant un meilleur niveau de sécurité et confidentialité de vos documents.

3. Comment enregistrer et sauvegarder des fichiers sous forme numérique ?

Les courriers papier entrants peuvent être scannés, ce qui peut aussi être fait au moyen d’une tablette, et ensuite être étiquetés avec des mots-clés. Ce marquage peut être fait manuellement ou automatiquement. Ainsi, les documents peuvent être récupérés à un stade ultérieur avec un seul clic. Même les documents générés numériquement, tels que des offres, factures, e-mails ou bons de livraison, peuvent être stockés de manière à pouvoir être facilement retrouvés si nécessaire grâce à des fonctions de recherche intégrées à tous les programmes de stockage. Attention, l'acquisition d'un système d’archivage électronique n’est pas suffisante, tous les employés doivent être formés à l’utilisation du système afin d’en maximiser les bénéfices.

4. Quels sont les avantages d'un système d'archivage électronique ?

  • Gain de temps et d'argent
  • Facilite la recherche des documents
  • Economies d'espace car moins de dossiers physiques à ranger

5. Comment s’assurer que les données sont stockées en toute sécurité ?

Une sauvegarde, aussi appelé un « Backup », des données de votre entreprise doit être faite sur base régulière. La création d'une copie numérique des données garantit que les données stockées sur le serveur ne soient pas perdues en cas d'incendie, de dégâts des eaux ou de vol. Par conséquent, copiez tous les documents importants et déposez les copies, par exemple, sur un serveur dans un emplacement sécurisé et hors de votre entreprise. Lors du stockage des données numériques, n’oubliez pas de prendre également en compte les mesures de protection nécessaires pour vous protéger contre des cyberattaques. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans la section Sécurité.

Cependant, la copie de données dans le cloud d’un centre de données est encore plus sûre, puisque le stockage de données est entre les mains de professionnels avec une double sauvegarde.

6. Le « Cloud » - c'est quoi ?

Quand les données et les programmes ne résident pas localement sur un ordinateur de votre entreprise, mais sur des serveurs informatiques gérés de manière externe, on parle de « Cloud Computing ». Des photos et autres fichiers peuvent être sauvegardés automatiquement dans le « nuage » et peuvent être consultés ou édités de partout dans le monde. La capacité de stockage ainsi que les coûts encourus dépendent du modèle ou du fournisseur de votre choix.

Les services de stockage en ligne tels que Dropbox, Google Drive et iCloud sont pratiques et peu coûteux, mais ils doivent être traités avec prudence. Avant de sélectionner un fournisseur de services «Cloud», n’oubliez donc pas de vous informer consciencieusement sur l’endroit de stockage de vos données et la base légale à laquelle elles sont soumises.

Prochain article : Le web et le e-commerce

Témoignage

Laurent Marchand

Laurent Marchand


Associé ReBuild S.à r.l.

ReBuild étant déjà sensibilisé aux atouts de la digitalisation, le Service eHandwierk nous a encouragé et dirigé vers les bonnes personnes afin de pouvoir mettre en place des solutions adaptées à notre petite structure.

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